استفاده از سیستم های ارتباطی تلفن سانترال برای بهبود بخشیدن به مکالمات

[ertebat.]

استفاده از سیستم های ارتباطی تلفن سانترال برای بهبود بخشیدن به مکالمات

در شرکت هایی که کار فروش و یا ارائه خدمات را به صورت تلفنی انجام می دهند حجم تماس های تلفنی زیاد است. به همین دلیل ممکن است در نوع پاسخ گویی مشکل به وجود آید. برای پاسخ گویی به این تماس ها می توان در این شرکت ها به ازای هر فرد پاسخ گو یک خط تعریف کرد و آن خط شهری به صورت مستقیم به آن شخص متصل باشد. این روند پاسخ گویی تا این مرحله به نظر کاملا خوب و مساعد است اما با کمی تفکر به نقایص بسیاری در این نحوه استفاده پی می بریم.

اشغال بودن خط هنگام مکالمه

هر فردی که دارای خط شهری مستقل است که در صورت دریافت تماس چند مشکل وجود دارد. اولین مشکل اشغال بودن خط شهری است به این معنا که هر خط شهری در صورت دریافت تماس و برقرای مکالمه این شکل برای دیگر کاربران به وجود می آید که با اشغال بودن خط مواجه اند و این غیر قابل دسترس بودن فرد باعث می شود که فرد تماس گیرنده از برقراری تماس خودداری کند و در نهایت موجب دلزدگی کاربر می شود و به مرور زمان موجب از دست دادن مشتریان می شود.

معرفی چند خط شهری برای کاربران

در این شرکت ها چند خط شهری در نظر گرفته شده است و نحوه پخش این خطوط به این صورت است که هر فرد دارای خطی جدا با امکاناتی محدود است. این شرکت ها برای معرفی خطوط شرکت همواره با مشکلی بسیار بزرگ مواجه اند و این مشکل معرفی و تعریف چند خط شهری برای کاربران است. این چند گانگی خطوط شهری و عدم یکپارپگی در تعریف خطوط شهری باعث عدم جلب اعتماد مشتریان می شود.

افزایش هزینه خریداری هر خط شهری به ازاء هر کارمند فروش

در شرکت ها برای توسعه واحد فروش و یا واحد خدمات خود در صورتی که نیازمند به استخدام فرد جدیدی باشند باید مراحل طولانی و پر هزینه را طی کنند. به این معنی که هر فرد جدید به غیر از داشتن فضایی برای کار باید دارای خط جدید باشد که شرکت باید آن را تهیه کند.

معرفی خط جدید برای دریافت تماس از سوی کاربران

در هنگام توسعه شرکت افزایش کارمندان برای ارائه خدمات تلفنی شرکت به غیر از خرید ملزومات لازم مانند خط شهری دیگر هزینه ها باید این خط شهری جدید را نیز به کاربران معرفی کند. این معرفی هزینه بالایی برای شرکت دارد زیرا به غیر از زمان گیر بودن باید هزینه ای زیاد برای این معرفی انجام گیرد.

راه حل مشکلات بیان شده استفاده از سیستم های ارتباطی پیشرفته پاناسونیک

در بالا به چند مشکل اساسی در شرکت هایی که کار فروش و یا ارائه خدمات را به صورت تلفنی انجام می دهند، اشاره شد. پاناسونیک برای رفع این مشکل شرکت های بزرگ و کوچک دستگاه سانترال را طراحی و تولید کرد که متناسب با نیاز کاربران سانترال تهیه و جمع آوری می شود. به بیانی دیگر دستگاه سانترال دارای محفظه هایی خالی است که برای کارت ها تعبیه شده است. این کارت ها متناسب با نیاز شرکت ها جمع آوری می شود. با استفاده از دستگاه سانترال مشکلات بیان شده به صورت زیر حل می شود.
استفاده از دستگاه سانترال باعث می شود که تمام کاربران سانترال متصل باشند و این اتصال سبب می شود تا بتوانند از تمامی خطوط شهری استفاده کنند. هم چنین می توان یک خط را در نظر گرفت و این شماره بیانگر و این یک شماره بیانگر شخصیت شرکت است و این یکپارچگی خطوط سبب اعتماد مشتریان می شود. اما راه حلی که باعث می شود که این خطوط همواره در دسترس کاربران باشد این است که با درخواست به مرکز مخابرات خط مورد نظر را روتاری کرده.
روتاری به معنای این است که تعداد خطوط را و شماره ها را اعلام می کند و این خطوط شهری را مخابرات در یک گروه قرار می دهد. این گروه نیازمند شماره ای به عنوان سرگروه است که این سر گروه در صورت دریافت تماس، مکالمات را بین خطوط انتقال می دهد و این انتقال باعث می شود که خطوط سر گروه همواره در دسترس باشد. این فرآیند به صورت کاملا رایگان از طرف مخابرات صورت می گیرد.
این راه حلی بسیار مناسب برای شرکت های مختلف است که توسط کمپانی بزرگ پاناسونیک ارائه شد که بهبود بخش مکالمات است. استفاده از این سانترال ها به غیر از انتخاب و مشاوره آن نیازمند برنامه ریزی هایی خاص است که روند استفاده از آن را سرعت می بخشد.

[ertebat.]

دستگاه سانترال قابلیت تعریف و جداسازی شیفت های کاری را با یکدیگر دارد که در هنگام تعریف این شیفت کاری به راحتی می توان تنظیمات خود را پیاده سازی کنند واین ویژگی را اغلب شرکت هایی که مجهز به دستگاه سانترال هستند به وضوح می توان دید . این موضوع از این جهت بیان شد که توسط تلفن سانترال می توان هر کدام از این شیفت های کاری را مشاهده کرد و با استفاده از نرم افزار سانترال و یا تلفن مدیریتی خاص تنظیمات را تغییر داد .

اما چگونه این اطلاعات را مشاهده کنیم ؟

در تلفن های دیجیتال و تحت شبکه اطلاعات به صورت 3 دسته قابل تنطیم بدون صفحه نمایشگر به تصویر کشیده می شوند . که شامل موارد زیر است :

1.اطلاعات تاریخ و ساعت و روز هفته ( تاریخ میلادی است )

2.نام کاربر استفاده کننده از تلفن سانترال ( در صورت ثبت نام شخص ) به همراه شماره داخلی فرد

3.نمایش فعال بودن هر یک از شیفت های کاری

هر یک از این اطلاعات با استفاده از فشردن کلید info ( کلید زیر صفحه نمایش ) و یا کلید transfer به راحتی قابل مشاهده است . هم چنین لازم به ذکر است که در صورت بروز هرگونه اشکالی در هر کدام از اطلاعات به نمایش گذاشته شده می توان آن ها را اصلاح نمود که این امر از طریق ورود به حالت برنامه ریزی امکان پذیر است .

[ertebat.]

پاناسونیک تلفن‌های سیار خود را در انواع و مدل‌های مختلف طراحی کرده است و این تنوع باعث شده تا فرد انتخابی راحت‌تر داشته باشد و بتواند به سهولت به مدل دلخواه خود دست یابد. پاناسونیک کلیه این تلفن‌ها را به‌گونه‌ای طراحی کرده است که قابلیت اتصال به دستگاه سانترال رادارند (در صورت وجود کارت خطوط داخلی آنالوگ در مرکز تلفن) اما این اتصال به دو منظور است که می‌توان به شرح زیر آن‌ها را بیان نمود .

فرد استفاده‌کننده از تلفن بی‌سیم فقط صرفاً پاسخ‌گو تماس است :

پاناسونیک با در نظر گرفتن دو نوع کاربری استفاده از تلفن بی‌سیم که یکی از آن‌ها استفاده در منازل و دیگری استفاده در محیط‌های اداری است تلاش کرده است تا بتواند نیازهای این دو مجموعه را در نظر بگیرد. در این دو محیط افرادی وجود دارند که در عین رفت‌وآمد زیاد صرفاً پاسخ به تماس ورودی هستند که این افراد می‌توانند بدون هیچ محدودیتی از کلیه تلفن‌های سیار استفاده کنند.
تلفن KX-TG3811 و KX-TG1311 و KX-TG4221 و KX-TG5511 و KX-TG3821 جزء این دسته به‌حساب می‌آیند.

فرد استفاده‌کننده از تلفن بی‌سیم نیاز به کلیدهای میانبر برای مدیریت تماس دارد :

این افراد در کنار استفاده از ویژگی بارز تلفن بیسیم که امکان مکالمه به‌صورت سیار است نیاز به این امکان دارند که بتوانند تماسی را در حالت انتظار قرار دهند (HOLD) و یا آن را به داخلی دیگری انتقال دهند. این امر با تعبیه شدن 2 کلید میانبر بر روی صفحه‌کلید گوشی به‌راحتی امکان‌پذیر است. کلید HOLD به فرد کمک می‌کند تا به‌راحتی بتواند در صورت نیاز، تماس‌گیرنده را در حالت انتظار قرار دهد و یا با کلید FLASH امکان انتقال تماس را میسر سازند.
تلفن KX-TG3611 و KX-TG1611 و KX-TG35311 و KX-TG5571 و KX-TG2360 جزء این دسته به‌حساب می‌آیند.